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Petites entreprises familiales

Meilleures pratiques à prendre en compte lorsqu’on travaille avec des proches.

Le Canada possède une riche histoire d’entreprises familiales intergénérationnelles, dont des fermes centenaires et des restos de quartier qui servent de bons petits plats depuis des lustres. Au fil des ans, parents, enfants et parfois même petits-enfants ont collaboré à la réussite de nombreuses entreprises en perpétuant une fière tradition.

La création d’une entreprise familiale et son exploitation à long terme exigent beaucoup de courage et de détermination, et une bonne compatibilité. Si vous envisagez de créer une petite entreprise familiale, il est important de bien réfléchir aux avantages et aux inconvénients, notamment en ce qui concerne la gestion des finances, des rôles et des responsabilités, ainsi que les stratégies d’atténuation des conflits. 

Melissa Steele est copropriétaire de la petite entreprise Gold Leaf Botanicals, en Ontario, qui se spécialise dans la vente de plantes tropicales, dont certaines espèces rares. Il y a deux ans, elle a pris la décision de se lancer en affaires avec son frère, le conjoint de ce dernier et un proche de la famille. 

« L’idée de créer une entreprise de plantes tropicales est née de notre frustration collective à essayer de trouver des plantes de qualité pour notre maison, explique Melissa. Les plantes que nous achetions mouraient souvent rapidement, car elles n’avaient pas été bien entretenues. De plus, la sélection était restreinte. »

L’entreprise a commencé par un service en ligne à domicile et s’est rapidement transformée en magasin avec pignon sur rue. 

le magasin "Gold Leaf Botanicals"

« Nous avons exploité une boutique en ligne pendant environ quatre mois avant de décider d’ouvrir un magasin, précise Melissa. La maison que je partage avec mon frère et son conjoint est très lumineuse et offre des conditions optimales pour les plantes, mais nous étions rendus avec des centaines de plantes disposées dans toutes les pièces, les couloirs, les coins et recoins. Nous avons donc décidé que nous devions ouvrir un magasin. »

Aujourd’hui, l’entreprise offre une gamme de services, dont la livraison à domicile et la location de plantes.

« Nous louons maintenant des plantes tropicales pour des occasions spéciales. La location est très économique si l’on considère que l’achat de certaines plantes coûte de 300 $ à 400 $ », affirme Melissa. 

Ces deux années ont été marquées par une croissance rapide, qui a nécessité un travail d’équipe, une communication ouverte, des responsabilités bien définies et un apprentissage continu.

Un homme arrose les plantes.

Rôles et responsabilités

« Au départ, nous étions tous passionnés, mais aucun d’entre nous n’avait d’expérience commerciale. Nous avons donc eu une grande courbe d’apprentissage, fait valoir Melissa. Une première étape importante a été de déterminer les tâches de chacun en tirant parti de nos forces individuelles. »

L’entretien des plantes, les relations avec les grossistes et le service à la clientèle sont devenus la responsabilité des deux partenaires qui avaient une expérience des serres et qui se passionnaient pour l’enseignement de l’entretien des plantes. Les tâches associées aux réseaux sociaux et à la conception du site Web sont revenues au partenaire ayant une expertise en conception technique, et les finances ont été prises en charge par la personne douée en gestion de feuilles de calcul et en mathématiques.

Et si les rôles sont bien établis, la flexibilité demeure importante.

« Nous connaissons tous nos responsabilités principales, mais n’hésitons pas à mettre la main à la pâte lorsqu’une aide supplémentaire est requise, déclare Melissa. Notre concepteur Web s’occupe principalement des aspects techniques, du marketing et des médias sociaux. Cependant, si nous avons besoin d’aide pour arroser les plantes, il met ses tâches de côté pour nous donner un coup de main. En fait, nous avons tous une mentalité d’entraide. »

Conseil d’expert : Une définition claire des rôles avec des titres de postes et des responsabilités attribuées permet de s’assurer que toutes les tâches importantes sont couvertes. Elle rend également l’équipe plus efficace en évitant la confusion et la duplication des tâches. 

Une communication incontournable

Une bonne communication est la pierre angulaire de toute bonne relation, surtout lorsqu’on fait des affaires en famille. Il n’est pas toujours facile de s’exprimer, mais l’absence de communication peut entraîner des malentendus, des conflits, des directives peu claires et une discorde générale. 

Pour l’équipe de Gold Leaf Botanicals, une communication régulière et franche est un élément important des activités commerciales depuis le premier jour. 

« Nous nous retrouvons fréquemment au magasin le dimanche pour faire une table ronde, explique Melissa. Nous discutons régulièrement des prochaines étapes pour l’entreprise en présentant des suggestions d’emplacements supplémentaires et de nouvelles sources de revenus. »

Chacun a la possibilité d’exprimer ses idées ou ses préoccupations dans un environnement sûr. De plus, toutes les décisions sont soumises à un vote. 

« Nos relations étroites peuvent certainement compliquer les choses par moments, et nous ne sommes pas toujours d’accord, mentionne Melissa. Nous veillons toutefois à établir une communication ouverte et sincère. Nous évitons de prendre des pincettes et disons simplement ce que nous ressentons. Parfois, lorsque le moment n’est pas propice, la discussion de certaines choses est reportée. »

Voter chaque décision contribue à la séparation du personnel et du professionnel, et l’on s’emploie à s’assurer que l’équipe tient compte du point de vue unique de chaque membre. « Notre concepteur Web apporte souvent des points intéressants auxquels les autres ne pensent pas par manque de recul », avance Melissa.

Conseil d’expert : Une approche structurée peut être utile pour établir une communication ouverte et franche au sein d’une entreprise familiale. Organisez des réunions régulières en précisant un ordre du jour et déterminez à l’avance qui peut y participer. Assurez-vous que tous les participants aient la possibilité d’ajouter des points à l’ordre du jour avant la réunion et qu’ils puissent s’exprimer lors de la rencontre.

Les experts, un soutien essentiel

Une combinaison de produit ou service répondant à un besoin de la communauté et de dévouement et travail acharné est essentielle à une entreprise familiale prospère. Toutefois, une partie de la formule du succès consiste à savoir quand il faut solliciter les conseils d’un expert. 

« Nous avons compris très tôt que nous avions besoin de conseils extérieurs et, aujourd’hui, nous nous appuyons fortement sur une équipe de professionnels, ainsi que d’accompagnateurs et de mentors pour petites entreprises, souligne Melissa. Nous avons également fait appel à notre centre local pour petites entreprises, qui offre d’excellents programmes et services, y compris de mise en relation. Nous pouvons ainsi connaître les défis auxquels d’autres propriétaires de petites entreprises ont été confrontés et les stratégies utilisées pour les surmonter. »

Une partie des services offerts par le centre concernait l’aide à l’élaboration d’un plan d’affaires. 

« La création d’un plan d’affaires était un élément très important. Nous avons suivi ce processus alors que nous n’étions encore qu’une entreprise en ligne, explique Melissa. Nous avons dû réfléchir au type de financement dont nous aurions besoin, au type de structure d’entreprise que nous voulions et aux responsabilités de chacun. Nous avons fait toute cette planification très tôt, avec notre accompagnateur qui nous a aidés à établir des directives et des processus clairs. »

L’accès à des services financiers et juridiques est une autre ressource externe précieuse. 

« Assurez-vous d’avoir un bon comptable pour vous aider à gérer les comptes, conseille Melissa. Nous avons découvert l’importance d’avoir un bon avocat pour examiner les contrats. De plus, un conseiller nous aide à examiner la santé globale de l’entreprise, et à nous assurer d’avoir un plan d’investissement solide et la bonne couverture d’assurance. »

Conseil d’expert : Faire appel aux connaissances d’une équipe externe de spécialistes peut aider votre entreprise à fonctionner plus efficacement. Ces spécialistes savent en effet ce qu’il faut faire et peuvent vous conseiller sur des questions qui ne relèvent pas de votre domaine de compétence. Envisagez d’ajouter à votre équipe élargie des professionnels comme des avocats, des comptables, des accompagnateurs pour petites entreprises et des conseillers financiers.

Gérer une entreprise familiale est un défi, mais c’est incroyablement gratifiant. Disposer d’un plan sûr et des bons experts peut contribuer à la réussite du lancement et à la croissance continue de l’entreprise. 

D’autres ressources accessibles ici traitent de sujets comme la fiscalité, la planification successorale et la prévention des fraudes.


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